Talousohje
Naispurjehtijoiden taloudenhoidossa noudatetaan tämän ohjesäännön määräyksiä.
1§ Yleistä
Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Naispurjehtijat – Sailing Ladies ry:n taloudenhoidossa tämän ohjesäännön määräyksiä.
2§ Yhdistyksen kokonaistalous
Yhdistyksen kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat ja muodostuu niistä tuloista, joita yhdistys saa, niistä menoista, joita yhdistys on aiheuttanut tai vastuista, jotka yhdistykselle kuuluvat. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan.
3§ Taloudenhoidon vastuu
Taloudenhoidosta vastaa koko hallitus. Hallitus voi käyttää talouden operatiivisten tehtävien hoitamiseen kirjanpitäjän tai tilitoimiston palveluita.
Seuraavat asiat ovat talousvastaavan ja kommodorin sekä hänen estyessään varakommodorin tai hallituksen erikseen tehtävään valitseman hallituksen jäsenen vastuulla:
panna täytäntöön yhdistyksen taloutta koskevat hallituksen päätökset
valmistella hallitukselle esitys yhdistyksen talousarvioksi
valmistella yhdistyksen tilinpäätös
laatia hallituksen pyytämät, taloudellista tilaa yms., koskevat selvitykset
asiatarkistaa ja hyväksyä tulo- ja menotositteet siten, että asiatarkistus ja hyväksyntä tehdään kahden henkilön toimesta
Mikäli operatiiviseen taloudenhoitoon ei käytetä ulkopuolisia ammattipalveluita, on talousvastaavan vastuulla:
hoitaa muut talouden operatiiviset tehtävät.
4§ Sopimukset ja maksut
Sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittavat ne henkilöt, joilla yhdistyksen sääntöjen mukaan on siihen oikeus. Yhdistyksen puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, ollakseen yhdistystä sitova, sisältää Naispurjehtijat – Sailing Ladies ry:n nimi ja allekirjoittajien omakätiset allekirjoitukset tai sähköiset allekirjoitukset.
Kaikki sopimukset, jotka sitovat yhdistystä, tulee poikkeuksetta hyväksyä yhdistyksen hallituksen kokouksessa.
Äkillisissä Naispurjehtijoiden rahan käyttöön liittyvissä kysymyksissä suostumuksen voi antaa hankinnalle kommodori tai hänen ollessa estynyt varakommodori ja 2 hallituksen jäsentä. (1+2)
Jäsenille suunnatut maksulliset tapahtumat
Sitovan ilmoittautumisen jälkeen tehdyistä peruutuksista on ry:llä oikeus periä osallistujalta koko summa.
5§ Nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet sekä maksukortit
Hallituksen tulee viimeistään toisessa kokouksessaan määrätä tilinkäyttöoikeudet, maksukorttien haltijat ja muut yhdistyksen rahankäyttöön liittyvät valtuudet. Näiden päätösten tulee pohjautua seuraaviin tietoihin:
Nimenkirjoitusoikeus
Yhdistyksen nimen kirjoittavat kommodori ja varakommodori yhdessä tai jompikumpi yhdessä hallituksen määräämän henkilön kanssa.
Laajat tilinkäyttöoikeudet
Talousvastaavat, kommodori ja varakommodori
Maksukortit
Kommodori
6§ Kulukorvaukset
Hallituksen ja työryhmien jäsenien sekä muiden hinnastossa määriteltyjen tahojen kuluja korvataan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
7§ Talousarvio ja lisätalousarvio
Yhdistyksen hallitus vastaa suoriteperusteiset yhdistyksen tulot ja menot sisältävien talousarvioiden laatimisesta hyvissä ajoin sekä niiden esittämisestä yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Lisäksi hallitus tässä yhteydessä tarvittaessa antaa tiedoksi myös rahoitussuunnitelmat, joissa esitetään lainojen otot, vakuudet ja lyhennykset.
Lisätalousarvio tulee laatia silloin, kun yhdistyksen taloudenhoidossa tapahtuu muutoksia, joita ei varsinaista talousarviota laadittaessa ole voitu ottaa huomioon ja jotka ovat vaikutukseltaan merkittäviä. Lisätalousarvio laaditaan samaa menettelyä noudattaen kuin varsinainen talousarvio.
8§ Talousarvion laatiminen
Talousarvion valmistelee talousvastaava yhdessä hallituksen kommodorin, tai tämän ollessa estyneenä, varakommodorin kanssa. Talousarviota laadittaessa noudatetaan varovaisuuden periaatetta, jolloin huomioidaan ainoastaan varmat tulot ja toisaalta varaudutaan myös epävarmoihin menoihin.
Tämän lisäksi työryhmät voivat tehdä omasta toiminnastaan oman talousarvion ja esittää sen tilikauden vaihtuessa hallitukselle.
Yksittäisten tapahtumien tai hankintojen yhdistykselle aiheutuvien kulujen ylittäessä viisikymmentä (50) euroa, tulee henkilön/työryhmien/hallituksen tehdä tästä etukäteen kuluselvitys ja esittää se hallituksen kokoukselle hyväksyttäväksi.
9§ Laskujen hyväksyminen ja rahaliikenne
Yhdistyksen rahaliikenne on hoidettava siten, että ennen maksun suorittamista on tarkastettava laskun oikeellisuus. Laskun tai maksun asiatarkastuksen tekee talousvastaava tai varakommodori ja hyväksynnän suorittaa kommodori. Asiatarkastus ja hyväksyntä voidaan tehdä sähköisesti.
10§ Maksujen vastaanottaminen
Yhdistykselle suoritettavat maksut ohjataan pankkitileille tai sähköiseen maksupalveluun. Saatuun suoritukseen on liitettävä asianmukainen selvitys tulon aiheutumisesta.
11§ Tositteiden säilyttäminen
Kuitit, tiliotteet ja muut tositteet on vuosittain koottava ja säilytettävä vallitsevan lainsäädännön mukaisesti.
12§ Käteiskassat
Käteiskassaa ei yhdistyksessä käytetä kuin mahdollisissa poikkeustilanteissa.
13§ Kirjanpidon järjestäminen
Yhdistyksen kirjanpito järjestetään kahdenkertaisena kirjanpitona kirjanpitolaissa ja -asetuksessa sekä muualla laissa säädettyjä kulloinkin voimassa olevia määräyksiä noudattaen ottaen lisäksi huomioon tämän taloudenhoidon ohjesäännön erityismääräykset, mahdolliset yhdistyksessä tehtyjen päätösten kautta syntyneet muut määräykset sekä tarvittaessa Kirjanpitolautakunnan antamat suositukset.
14§ Kirjanpito ja tilijärjestelmä
Yhdistyksen juoksevaan kirjanpitoon merkitään tilitapahtumina menot, tulot ja maksutapahtumat sekä niiden oikaisuerät.
Tilijärjestelmän tulee perustua talousarvioon siten, että kullekin talousarvioon merkitylle tulo- ja menomäärärahalle on avattu oma tilinsä. Lisäksi on avattava tilit muita tulos- ja tasevaikutteisia tapahtumia ja maksutapahtumia varten.
15§ Kirjaukset
Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tilitapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava.
16§ Saatavat
Yhdistyksen saatavista, veloista ja lainoista on pidettävä luetteloa, reskontraa, tai ne on säilytettävä erillisissä kansioissa tai sähköisessä kirjanpitojärjestelmässä, jotta niiden määrät pystytään vaivatta todentamaan.
17§ Tilinpäätös
Yhdistyksen tilit päätetään tilikausittain. Hallituksen on annettava kirjanpitolain ja -asetuksen sekä muualla laissa säädettyjen määräysten mukainen tilinpäätös ja tilit liitteineen toiminnantarkastajien tarkastettavaksi, viitaten yhdistyksen sääntöihin pykälään 10, vähintään kuukausi ennen kevätkokousta.
18§ Tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen
Yhdistyksen hallitus vahvistaa tilinpäätöksen ja esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen kokoukselle. Tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille päättää yhdistyksen kokous.
19§ Toiminnantarkastaja/tilintarkastaja
Yhdistyksen sääntöjen mukaisesti valittu toiminnantarkastaja tai varatoiminnantarkastaja suorittaa yhdistyksen toiminnantarkastuksen laissa säädettyjen määräyksien mukaisesti. Toiminnantarkastajien tulee olla esteettömiä ja päteviä toimimaan toiminnantarkastajina.
Vaihtoehtoisesti voidaan myös valita tilintarkastaja toiminnantarkastajan sijaan.
20§ Toiminnantarkastuksessa tarvittava aineisto
Hallitus on velvollinen antamaan toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessaan, kuten kirjanpidon atk-ajot ja tositeaineiston, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelon ja toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset sekä muut asiakirjat, joilla on merkitystä arvosteltaessa yhdistyksen toimintaa.
21§ Toiminnantarkastajien tehtävä
Tehtävässään toiminnantarkastajien on
todettava, että yhdistyksen toiminnassa on noudatettu yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä ja muita yhdistystä koskevia säädöksiä ja hyvää hallintotapaa
perehdyttävä yhdistyksen kokousten, hallituksen ja eri työryhmien pöytäkirjoihin ja todettava, että päätöksiä on noudatettu ja että pöytäkirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu
todettava, että yhdistyksen taloutta on hoidettu huolellisesti ja tämän ohjesäännön määräysten mukaisesti
todettava, että yhdistyksen kirjanpidossa on noudatettu kirjanpitolakia ja -asetusta ja että tilinavaukset perustuvat vahvistettuun tilinpäätökseen sekä että kirjaukset perustuvat asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin sekä todettava, että kaikki asianomaiset henkilöt ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevan tilinpäätöksen.
Lisäksi toiminnantarkastajien on tehtävä suorittamastaan tarkastuksesta merkintä tilinpäätökseen.
22§ Rahastojen perustaminen ja lakkauttaminen
Yhdistyksellä voi olla pysyviä rahastoja, joiden perustamisesta tai lakkauttamisesta päättää yhdistyksen kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä. Rahastojen kartuttamisesta päättää hallituksen kokous. Rahastoihin voidaan ottaa siirtoja ja lahjoituksia.
23§ Lisäykset ja muutokset
Lisäyksistä ja muutoksista tähän taloudenhoidon ohjesääntöön päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä annetuista äänistä.
24§ Voimaantulo
Tämä taloudenhoidon ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 26.3.2023 ja se korvaa kaikki edelliset säännöt, mitä tässä dokumentissa kirjattuihin asioihin liittyy.
Hinnastoliite talousohjeeseen
Hinnasto on voimassa kunnes vuosikokous sen päivittää.
Hinnastossa mainitut kulut korvataan ainoastaan alkuperäisen kuitin mukaan. Matkakulut oman auton käytöstä korvataan kulukorvauslomakkeen mukaisesti.
Kulut ja kulukorvausvaateet tulee esittää saman kulujen muodostumiskuukauden aikana tai välittömästi kuukauden vaihduttua.
Matkakulut hallituksen ja työryhmien jäsenille
Matkakulut korvataan ensisijaisesti julkisten kulkuneuvojen käytöstä. Mikäli julkisen kulkuneuvon käyttö ei ole kohtuullista tai mahdollista, voidaan korvata matkakulut oman auton käytöstä. Matkoissa suositaan yhteiskuljetuksia, mikäli mahdollista.
Toimintaan liittyvissä kokouksissa maksetaan matkakulut edellä mainituilla summilla. Ko. tapahtumasta tehdään erillinen kokouskutsu sekä pöytäkirja, ja korvauksen maksamisesta on ennen tapahtumaa sovittava hallituksen kanssa.
Matkakulut luennoitsijoille
Seminaari- ja koulutustapahtumissa luennoitsijoille voidaan maksaa tapauskohtaisesti matka- ja parkkikulut. Asiasta sovitaan etukäteen hallituksen kanssa.
Parkkikulut korvataan, jos kokouksen vuoksi joudutaan parkkeeraamaan maksulliselle paikalle.
Matkakulujen korvaamiseksi tulee esittää alkuperäiset kuitit.
Seminaarikulut
Seuraavilta jäseniltä ei peritä kevät- ja syysseminaarin kuluja:
Hallituksen jäsenet
Jäsensihteeri
Talousvastaava
Naispurjehtijat tukee lisäksi muiden jäsenten seminaarikuluja vuosittain hallituksen määrittämän summan verran. Hallitus voi lisäksi tukea työryhmien ja seuran toimintaa edesauttavien jäsenten seminaarikuluja vuosittain hallituksen määrittämän summan verran.
Muiden tapahtumien kustannukset ja tukeminen
Tapahtumakustannuksista hyväksytään ainoastaan alkuperäiset kuitit.
Tapahtumista korvataan hallituksen tai työryhmien jäsenen omista rahoistaan maksamat Naispurjehtijoille kuuluvat kulut, joista kuitti todisteena. Kuluista tulee sopia etukäteen hallituksen kanssa.
Netti- ja puhelinkulut
Pääsääntöisesti ei korvata nettikuluja ja puhelinkuluja.
NaPS:n jäsenpurjehdusten purjehdukseen liittyvät puhelinkulut ulkomailla korvataan kippareille ennen kyseistä matkaa sovittavan käytännön mukaan.
Postikulut
Yhdistyksen toimintaan liittyvät postikulut hyväksytään alkuperäisten kuittien mukaisesti.
Tarjoilukulut
Jäsenten kokoontumisten ja yhteistyökumppanien palaveritarjoiluista tulee sopia hallituksen kanssa etukäteen. Jäsenten kokoontumisten osalta tapahtuman tulee olla avoin kaikille jäsenille.
Muut kulut
Mahdollisista muista kuluista tulee sopia hallituksen kanssa etukäteen.
Omavastuun poisto vuokraveneelle
Suositushintoja
Suosittelemme näistä toimista vähintään seuraavia korvauksia: