Viestintäohje

Naispurjehtijoiden eri viestintäkanavissa noudatetaan tätä ohjeistusta.

Naispurjehtijat on aktiivinen viestijä ja se toimii useissa eri kanavissa. Tässä ohjeistossa on tärkeimpiä viestinnän ohjeita ja huomioita jäsenillemme, mainostajille, muille seuroille ja ulkopuolisille tahoille.

Tutustu ohjeisiin ennen kuin viestit Naispurjehtijoiden kanavissa.

Kaikessa Naispurjehtijoiden kanavissa tapahtuvassa viestinnässä tulee ottaa aina huomioon hyvät tavat ja muut kanavalla olijat ja kunnioittaa heidän henkilötietojaan. Kaikenlainen asiaton viestintä ja viestejä lähettäneet henkilöt tullaan poistamaan kanavilta. 

Käytössä olevat kanavat

Naispurjehtijoilla on käytössään seuraavia digitaalisen viestinnän kanavia:

Verkkopalvelu: naispurjehtijat.fi
Hobbydeed: Naispurjehtijat – Sailing Ladies ry
Facebook-sivu: Naispurjehtijat – Sailing Ladies ry
Facebook-ryhmä: Naispurjetijat – Sailing Ladies keskusteluryhmä
Instagram: @naispurjehtijat
YouTube-kanava: Naispurjehtijat ry

Ohjeita Naispurjehtijoiden jäsenille

Naispurjehtijoiden kaikki kanavat on tarkoitettu seuran jäsenille joko seuran toiminnan seuraamiseen tai purjehdukseen, veneilyyn ja seuratoimintaan liittyvään keskusteluun.

Jäsenille tarkoitetut pääkanavat ovat Hobbydeed ja Facebook-ryhmä, joissa jäsenet voivat itsenäisesti viestiä. Tutustu alla eri kanaviin ja niiden käyttötarkoituksiin sekä siihen, millaisia viestejä kanaviin voi lähettää. 

Ohjeita mainostajille ja muille seuroille

Naispurjehtijoiden Facebook-ryhmä on avoin kanava seuran ulkopuolisten palveluiden ja tapahtumien viestimiseen, mikäli ne liittyvät Naispurjehtijoiden toimintaan tai purjehdukseen tai ovat niihin liitännäisiä. Kanava ei kuitenkaan ole tarkoitettu muiden seurojen toiminnan mainostamiseen ellei toimintaa tarjota yhteistyössä Naispurjehtijoiden kanssa. Yhteistyötoiminnasta Naispurjehtijat viestivät itse.

Naispurjehtijat varaa oikeuden poistaa sopimatonta materiaalia ryhmästä oman harkintansa mukaan ilman eri ilmoitusta.

Lue tarkemmat ohjeet Facebook-ryhmän tiedoista.

Kanavat

Naispurjehtijat on läsnä monissa eri kanavissa. Ohessa kanavakohtaiset ohjeet jäsenille, mainostajille, ulkopuolisille tahoille ja kanavien ylläpitäjille.

Facebook-sivu

Facebook-sivun nimi on Naispurjehtijat -Sailing Ladies ry.

Naispurjehtijoiden Facebook-sivu on tarkoitettu seurattavaksi ja tykättäväksi kaikille Naispurjehtijoiden toiminnasta kiinnostuneille. Sivusta voi tykätä Facebookissa ja sivua voi seurata kuka tahansa myös ilman Facebook-tunnuksia.

Kanavaan julkaistaan tietoja valikoiduista Naispurjehtijoiden tapahtumista näkyvyys- ja markkinointitarkoituksessa Naispurjehtijoiden nimissä. Kanavassa julkaistaan myös muuta Naispurjehtijoiden toimintaan liittyviä viestejä ja yleisiä viestejä seuran nimissä.

Kuka tahansa voi lähettää viestin kanavaan. Viesti ei tällöin kuitenkaan tule näkyviin kanavan viestiseinälle vaan ulkopuolisten viestien omalle listalle. Viesti näkyy kuitenkin kanavaa seuraaville heidän omassa viestivirrassaan.

Naispurjehtijat moderoi kanavaa ja poistaa sopimatonta materiaalia oman harkintansa mukaan ilman eri ilmoitusta.

Facebook-sivun lisäksi seuralla on Facebook-ryhmä Naispurjehtijat – Sailing Ladies keskusteluryhmä, joka on tarkoitettu sidosryhmien keskinäiseen viestintään. Katso ryhmän tiedot alta.

Facebook-ryhmä

Facebook-ryhmän nimi on Naispurjehtijat – Sailing Ladies keskusteluryhmä. Naispurjehtijoiden Facebook-ryhmään voi liittyä kuka tahansa seuran toiminnasta ja keskustelusta kiinnostunut. Ryhmään voi liittyä ja siinä voi viestiä vain omalla nimellään.

Ryhmään voi liittyä kuka tahansa ja asialliset omalla nimellä tehdyt liittymispyynnöt hyväksytään viestintätyöryhmän toimesta.

Ryhmän viestinnässä tulee ottaa aina huomioon hyvät tavat ja muut kanavalla olijat. Kaikenlainen asiaton viestintä ja viestejä lähettäneet henkilöt tullaan poistamaan kanavalta ilman erillistä ilmoitusta. 

Ryhmässä käytävä keskustelu on ryhmän jäsenten omaa viestintää eivätkä välttämättä liity suoraan Naispurjehtijoiden toimintaan. Naispurjehtijat  – Sailing Ladies ry voi viestitellä omalla nimellään seuran asioista kanavalla.

Ryhmän jäsenet voivat keskustella purjehdukseen ja seuraan liittyvistä asioista, ilmoittaa myytävänä olevista veneistä, purjehdustarvikkeista ja -välineistä, keskustella purjehdukseen ja veneilyyn liittyvistä tuotteista ja palveluista sekä linkittää alan yritysten sivuille.

Ryhmässä voi mainostaa tuotteita, palveluja, yms., jotka liittyvät Naispurjehtijat – Sailing Ladies ry:n toimintaan tai purjehdukseen. Alan yritykset voivat tiedottaa kampanjoistaan, tarjouksistaan, naispurjehtijoille suunnatuista jäseneduista tai muista vastaavista. kunhan viestistä ei jää epäselväksi, että kysymys on kaupallisesta toiminnasta. Mainosviesteissä tulee näkyä vähintään mainostavan yrityksen logo ja nimi. Kanavalla voi olla kerrallaan julkaistuna vain yksi ko. palveluun tai tuotteeseen liittyvä mainos. Kanavaa ei saa tukkia mainoksilla.

Huom! Kanava ei ole käytettävissä muiden seurojen toiminnan mainostamiseen, mikäli toimintaa ei järjestetä yhteistyössä Naispurjehtijoiden kanssa.

Kanavaa voi käyttää mm.

  • Kolmannen osapuolen tarjoamiin yleisiin ilmoituksiin purjehduskilpailuista tai kilpailujen toimitsijakutsuihin.
  • Kolmannen osapuolen tarjoamiin yleisiin ilmoituksiin kaikille avoimista koulutus- tai infoilloista.
  • Naispurjehtijoille suunnattujen jäsenetujen mainostamiseen.
  • Naispurjehtijoiden toimintaan liittyvien tuotteiden tai palveluiden mainontaan. Tuotteiden ja palveluiden tulee olla selvästi purjehdukseen tai purjehdus-lifestyleen liittyviä.
  • Yhteistyössä sidosryhmien ja kumppanien kanssa järjestettävien tapahtumien ja toiminnan mainostaminen ja markkinointi tehdään Naispurjehtijoiden toimesta. Tämä pitää sisällään esimerkiksi purjehdusmatkojen markkinointia, talkoita tai kampanjoita, jotka liittyvät veneilyyn ja vesistöihin sekä kolmannen osapuolen järjestämät purjehdukset ja veneilyyn liittyvät tapahtumat tai toiminnan.

Ylläpito varaa oikeuden tulkita ohjeita ja poistaa materiaalia sivuilta oman harkintansa mukaan ilman eri ilmoitusta.

Huomioitavaa on, että ryhmään lähetettävät viestit ovat täysin julkisia ja kaikille Internetissä oleville näkyvissä. Viestien lukemiseen ei tarvita Facebook-tunnuksia tai kanavan jäsenyyttä vaan ne on luettavissa avoimesti kanavalla ilman kirjautumista Facebookiin.

Hobbydeed

Hobbydeed on tarkoitettu vain Naispurjehtijoiden tapahtumien julkaisua ja ilmoittautumisia varten. Kaikki Naispurjehtijoiden tapahtumat ovat avoimia kaikille jäsenille.

Jokainen Naispurjehtijoiden jäsen voi liittyä Hobbydeediin ja pyytää palvelussa Naispurjehtijoiden ryhmän jäsenyyttä. Liittymispyynnöt hyväksyy ainoastaan seuran jäsensihteeri, koska hänellä on pääsy seuran viralliseen jäsenrekisteriin SPV:n Suuliin. Hobbydeedin ryhmässä ei voi olla seuran ulkopuoliset ja jäsenet poistetaan kanavalta, mikäli he eroavat seurasta.  

Jokainen Naispurjehtijoiden jäsen voi julkaista Hobbydeedissä järjestämiään Naispurjehtijoiden tapahtumia itsenäisesti. Tapahtuma voi olla joko Naispurjehtijoiden virallinen kokoontumis-, koulutus- tai purjehdustapahtuma tai omatoimipurjehdustapahtuma.

Hobbydeedin ohjeet on julkaistu seuran verkkosivustolla.

Koska Hobbydeed on vain Naispurjehtijoiden tapahtumille tarkoitettu kanava, ei kolmansien osapuolten tapahtumia Hobbydeed-kanavalla saa julkaista. Hobbydeed ei myöskään ole tarkoitettu minkään yrityksen mainoskanavaksi eikä veneiden myyntipalstaksi.

Hobbydeedin jäsentietojen käyttö ja sähköpostien lähettäminen jäsenille on sallittu vain palvelussa julkaistujen tapahtumien viestinnän osalta. Kanavaa ja siellä olevia sähköposteja ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen. 

Hobbydeed on tarkoitettu

  • Naispurjehtijoiden jäsentapaamisiin (kevät- ja syysseminaarit, paikkakuntakohtaiset tapaamiset, saunaillat..)
  • Naispurjehtijoiden järjestämiin koulutuksiin (Diesel- kurssi, sähkökurssi, veneilijä, päällikkö- ja purjehduskurssit, EA kurssit, pimeäpurjehdus, lauturimanööverit, tähtitieteen perusteet, ..)
  • Jäsenpurjehduksiin (Välimeri, vuokraveneet Suomessa…)
  • Jäsenten järjestämiin omatoimipurjehduksiin (Skotlanti, vuokraveneet Suomessa..)

Hobbydeed ei ole tarkoitettu esim:

  • Muiden seurojen, järjestöjen tai yritysten purjehdusmatkojen markkinointiin, mikäli ne eivät ole Naispurjehtijoiden jäsenpurjehduksia.
  • Muiden seurojen, järjestöjen tai yritysten järjestämiin talkoisiin tai kampanjoihin
  • Muuhun kolmannen osapuolen järjestämiin tapahtumiin tai toimintaan
  • Kolmannen osapuolen tarjoamiin yleisiin ilmoituksiin purjehduskilpailuista tai kilpailujen toimitsijakutsuihin
  • Kolmannen osapuolen tarjoamiin yleisiin ilmoituksiin kaikille avoimista koulutus- tai infoilloista
  • Yksittäisiin jäsenetujen mainostamiseen
  • Muiden kuin Naispurjehtijoiden tuotteiden tai palveluiden mainontaan

Instagram

Instagram-tilin nimi on Naispurjehtijat ry.

Tili on tarkoitettu seurattavaksi ja tykättäväksi kaikille Naispurjehtijoiden toiminnasta kiinnostuneille.

Kanavalla tuodaan esille Naispurjehtijoiden toimintaa sekä yleisellä tasolla, koulutuksellisessa mielessä että ajankohtaisia asioita, kuten tapahtumat ja eskaaderit. Lisäksi Naispurjehtijat voi mainostaa kolmansien osapuolten palveluita, jos ne liittyvät Naispurjehtijoiden toimintaan, kuten seurojen väliset yhteistyöt tai muu selvästi Naispurjehtijoita hyödyttävä, veneilyyn liittyvä toiminta.

Julkaisuja voi tehdä vain kanavan ylläpitäjät, mutta julkaisut ovat julkisia ja niitä voi kommentoida kuka tahansa. Viestinnän on oltava hyvän maun mukaista ja asiattomat kommentit julkaisujen yhteydessä voidaan poistaa ilman erillistä ilmoitusta.

Ohjeita ylläpitäjille

Pidäthän mielessä, että “Naispurjehtijoiden tarkoituksena on herättää, ylläpitää sekä tukea naisten veneily- ja purjehdusharrastusta”. Koitetaan tuoda kuvien, videoiden ja lyhyiden kuvauksien kautta esille seuran ja myös jäsenien aktiivista harrastustoimintaa ja iloista tekemisen meininkiä.

Julkaisujen pääpaino on näissä:

  • Naispurjehtijoiden ajankohtaiset- ja meneillään olevat tapahtumat, kuten seminaarit, koulutukset ja eskaaderit. (Iloinen yhdessäolo)
  • Naiset merellä kaikissa sääolosuhteissa. (Esim. eskaaderit ja jäsenten jakamat kuvat uudelleen jaettuna.)
  • Veneen huolto- ja remppakuvat, eli naisetkin remontoivat veneitään. (Esim. jäsenten jakamat kuvat uudelleen jaettuna.)
  • Lyhyet koulutukselliset videot, esim. solmut, veneen huoltovinkit tai katsastamiseen liittyviä asioita.
  • Muistutuksia Naispurjehtijoiden tapahtumista, erityisesti koulutukset ja yleiset tapahtumat.

Vähemmän näitä:

  • Pelkät maisemakuvat, esim. auringonnousut- ja laskut
  • Skumppa -ja ruokakuvat, ellei mukana ole mielenkiintoinen reseptivinkki toteutettavaksi jäsenten omilla veneilyretkillä.

Julkaisujen pääpaino siis aktiivisessa tekemisessä, ennemmin kuin maisemien fiilistelyssä tai ruokakuvissa. Kuitenkin, jos julkaisu sisältää useamman kuvan tai jaetaan tarinana (stories), niin kaikenlaisia tarinaa tukevia kuvia kannattaa ehdottomasti julkaista matalammalla kynnyksellä.

Julkaisun tekeminen

  • Kuvan jakamiseen tulee olla kuvaajan lupa. Näitä ovat esimerkiksi:
  • Itse otettu valokuva
  • Kuva, johon on erikseen pyytänyt julkaisuluvan
  • Instagramissa julkisena jaettu kuva. Näitä ovat esimerkiksi kuvat, joihin Naispurjehtijat on linkitetty joko #naispurjehtijat tai @naispurjehtijat. (Ei tarvitse erillistä lupaa, mutta alkuperäinen julkaisija on mainittava.)
  • Instagramissa julkisena jaetun kuvan voi jakaa uudelleen käyttämällä “Repost”-sovellusta. Kuvan alkuperäistä viestiä ei tule muuttaa liikaa. Tekstiin linkitetään mukaan alkuperäinen jakaja @-merkillä. Lisäksi kuvan päälle voi jättää alkuperäisen jakajan tilin nimen tekstipalkkina. Repost-sovellus ehdottaa siihen erilaisia vaihtoehtoja.
  • Valokuvaajan nimi on aina mainittava.
  • Jos ihmisiä näkyy tunnistettavasti kuvissa, niin kuvan julkaisuun pitää olla lupa jokaiselta kuvassa tunnistettavalta henkilöltä.
  • Julkaisun yhteyteen lisätään sopivat hashtagit ja paikkatieto, jos se on tiedossa. Lisää aina #naispurjehtijat. Lisäksi voit julkaisusta riippuen lisätä kohtuullisen määrän muitakin, esim: #sailingladies, #shecaptain, #kickasswomen, #purjehdus, #saaristomeri, #itämeri, #visitfinland, #saillikeagirl… you name it!

Kaupalliset yhteistyöt Instagramissa

Kaupallisen yhteistyön tekemisestä Naispurjehtijoiden Instagramissa päättää seuran hallitus tapauskohtaisesti. Kanavalla on mahdollista viestiä esimerkiksi purjehduskilpailuista, muiden seurojen koulutuksellisista tapahtumista ja purjehduskursseista, sekä esimerkiksi veneilymessuista ja muista veneilyyn liittyvistä kaupallisista tapahtumista, mikäli hallitus antaa siihen hyväksynnän.

YouTube

Naispurjehtijoiden YouTube-kanavalle tuotetaan sisältöä laatu edellä. Tavoitteena on julkaista vuoden aikana 4-6 videota ja julkaisemisen tekee Naispurjehtijoiden viestintätyöryhmä. Ideoita ja valmiita videoita voi tehdä kuka tahansa Naispurjehtijoiden jäsen ja tarjota Naispurjehtijoiden kanavalle julkaistavaksi. Materiaalia kanavalle kerätään pitkin vuotta jäsenistöltä.

Kanavalla julkaistavat videot ovat tunnelmavideoita purjehduksilta ja Naispurjehtijoiden tapahtumista sekä opetusvideoita esimerkiksi erilaisista veneen huoltotoimenpiteistä ja merellä toimimisesta. Punainen lanka videoissa on naisten voimaannuttaminen.

YouTube-kanavan sisältöä lisäilee viestintätyöryhmän nimeämät YouTube-vastaava, joka tuottaa videosisältöä ja lataa tietoja kanavalle. Kanavan päivittämisestä vastaa 1-2 nimettyä henkilöä.

Maksullisen materiaalin käyttämisestä päätöksen tekee Naispurjehtijoiden hallitus.

Jäseniä varten luodaan vielä erillinen ohjeistus, joka sisältää ohjeet hyvän videomateriaalin luomisesta sekä siitä, missä ja mitä saa kuvata. Videoita varten lähetettävän materiaalin tekijänoikeuksista ja julkaisuoikeudesta sovitaan kirjallisesti ja sopimusten arkistointiin luodaan luodaan selkeät toimintaohjeet.

Naispurjehtijat.fi verkkosivusto

Verkkosivusto toimii kanavana kaikille Naispurjehtijoiden toiminnasta kiinnostuneille sekä Naispurjehtijoiden jäsenille viestimään Naispurjehtijoiden olemassaolosta ja toiminnasta.

Sivuston tarkoitus on tavoittaa Naispurjehtijoiden jäsenyydestä kiinnostuneet henkilöt, tarjota heille tietoja toiminnasta ja mahdollistaa jäseneksi liittyminen.

Sivustolla julkaistaan blogia, jonka tarkoituksena on esitellä Naispurjehtijoiden toimintaa tarinan muodossa. Blogitekstejä voi kirjoittaa kuka tahansa Naispurjehtijoiden jäsen ja sopia tekstien toimittamisesta viestintätyöryhmän kanssa. Viestintätyöryhmä päättää sisältöjen julkaisemisesta blogissa.

Sivusto sisältää myös informatiivista tietoa seuran jäsenille mm. yhteystiedoista, jäsenpurjehduksista, koulutuksista ja muusta toiminnasta.

Verkkopalvelun sisältöä jaetaan Naispurjehtijoiden sosiaalisen median kanavissa.

Naispurjehtijoiden verkkosivusto on pääasiallisesti tarkoitettu seuran oman viestinnän käyttöön. Sivustoa hoitaa viestintätyöryhmän nimeämät ylläpitäjät, joiden kautta sivustolle voi pyytää sisältöä julkaistavaksi.

Tarvittaessa sivustolla voidaan tarjota yhteistyökumppaneille mainostilaa tai tilaa ulkopuolisten tahojen sisältöjen julkaisemiseen. Näistä päättää erikseen seuran hallitus.

Uutiskirje

Uutiskirje on Suulin kautta toimiva toimiva palvelu. Uutiskirjeitä voi lähettää koko jäsenistölle yhdellä kertaa. Palvelu on vain kommodorin käytössä ja sitä käytetään Kommodorin kirjeiden lähettämiseen.

 

Naispurjehtijat viestintätyöryhmä
08/2020

 

Viestintäohjeistus on hyväksytty Naispurjehtijoiden hallituksen kokouksessa.

Vieritä ylös